En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013 sobre protección de datos y atendiendo lo dispuesto en la Circular 94 de 2013 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, la Secretaría Distrital de Movilidad – SDM establece la siguiente política de tratamiento de datos personales con el propósito de que todas las personas puedan conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos a cargo de esta Entidad.

La Secretaría Distrital de Movilidad es un organismo del Sector Central con autonomía administrativa y financiera que tiene por objeto orientar y liderar la formulación de las políticas del sistema de movilidad para atender los requerimientos de desplazamiento de pasajeros y de carga en la zona urbana, tanto vehicular como peatonal y de su expansión en el área rural del Distrito Capital en el marco de la interconexión del Distrito Capital con la red de ciudades de la región central, con el país y con el exterior. (Artículo 108 Acuerdo 257 de 2006).

Definiciones: Para el cabal entendimiento y aplicación de la presente política se hará uso de las siguientes definiciones:

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos Sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido pueden generar su discriminación.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de La Secretaria Distrital de Movilidad como Responsable de los datos.

Política de Tratamiento: Se refiere a este documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por La Secretaria Distrital de Movilidad de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia de protección de datos personales.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los Datos. Para los efectos de esta política, el Responsable es La Secretaria Distrital de Movilidad Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento por La Secretaria Distrital de Movilidad en razón con las actividades misionales de la Entidad.

Transferencia: Se refiere al envío por parte de La Secretaria Distrital de Movilidad como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos personales a un tercero dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales.

Trasmisión: Se entiende como la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El entendimiento de cualquier término que no se encuentre incluido dentro del anterior listado se realizará de acuerdo a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

Responsabilidades:

La Secretaría Distrital de Movilidad en cumplimiento de sus funciones legales como autoridad en materia de tránsito y transporte en el Distrito Capital es la encargada del Registro Distrital Automotor y adelantar los procesos administrativos sancionatorios por violación a las normas de tránsito y transporte y su consecuente proceso de cobro coactivo, razón por la cual administra unas bases de datos con la información de los ciudadanos que realizan cualquier tipo de trámite o procedimiento ante este organismo de tránsito.

En virtud de lo anterior y en cumplimiento con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, la Secretaría Distrital de Movilidad desarrolla la presente Política de tratamiento de la información. Los datos personales y de bienes que recolecta y almacena la SDM en sus bases de datos se utilizarán única y exclusivamente para el desarrollo de sus funciones misionales de orden legal como autoridad de tránsito y transporte y en tal virtud no requiere la autorización previa del titular para acceder a su información de conformidad con lo dispuesto en el literal a) del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Datos personales de niños, niñas y adolescentes

Es posible que La Secretaria Distrital de Movilidad reciba o haya recibido datos de niños, niñas y adolescentes que acceden a sus servicios. El suministro de datos personales de niños, niñas y adolescentes es de carácter facultativo, tanto para ellos como para quienes actúen a su nombre. La Secretaria Distrital de Movilidad velará por el tratamiento adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes y respetará en su tratamiento el interés superior de aquellos, asegurando la protección de sus derechos fundamentales y, en lo posible, teniendo en cuenta su opinión como titulares de sus datos personales.

El tratamiento de los datos personales por parte de la SDM se regirá por los siguientes principios rectores consagrados en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 los cuales se trascriben a continuación: a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;

g) Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

h) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

i) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

Derechos de los Ciudadanos

Los ciudadanos titulares de los datos personales contenidos en las bases de datos de la SDM, les asiste los siguientes derechos, contenidos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los cuales son:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012;

c) Ser informado por la SDM del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

NOTA: Por ser la SDM una Entidad de naturaleza pública de la administración distrital que cumple funciones legales no requiere la autorización previa para el tratamiento de la información y de ello se desprende que no es procedente revocar la autorización o solicitar la supresión de los datos personales.

Deberes de la Secretaría Distrital de Movilidad

En virtud de lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, son deberes de la Secretaría Distrital de Movilidad para el tratamiento de los datos personales:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012;

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012;

k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento por parte de la SDM será publicado oportunamente a través de la página web www.movilidadbogota.gov.co sin que se requiera consentimiento o autorización previa por parte de los ciudadanos.